Istituto per la Storia della Resistenza e dell'Età contemporanea della Provincia di Forlì-Cesena

REGOLAMENTO PER L’ACCESSO ALL’ARCHIVIO STORICO

Modulo richiesta accesso alla documentazione
1. Consultazione dei documenti. I documenti conservati presso l’Archivio dell’Istituto per la Storia della Resistenza e dell’Età Contemporanea della Provincia di Forlì-Cesena sono liberamente consultabili. Il responsabile dell’Archivio si riserva la possibilità di non consentire la consultazione di documentazione che si presenti in cattivo stato di conservazione. L’Archivio è aperto alla consultazione, tutti i giorni, dal lunedì al venerdì, nello stesso orario di apertura della Biblioteca dell’Istituto. Altre eventuali disponibilità sono da concordare direttamente con il responsabile. In ogni caso è sempre consigliato, a chi chiede di consultare documenti, prendere appuntamento con l’Istituto, telefonicamente o tramite e-mail, in modo da ottimizzare il servizio fornito dal personale. Per la consultazione, gli studiosi sono tenuti a compilare la relativa scheda, dalla quale deve risultare chiaramente, oltre al nome, al cognome, alla data di nascita ed alla residenza, lo scopo della richiesta e l’aver preso in visione il Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici.
L’indicazione del fine deve ritenersi vincolante per lo studioso, il quale non potrà usare i documenti per uno scopo diverso da quello indicato nella scheda senza l’autorizzazione dell’Istituto.

2. Autorizzazione alla consultazione. Chi chiede di consultare l’Archivio deve, nel caso in cui non sia già noto all’Istituto, fornire una lettera di presentazione in cui, oltre ai propri dati, specifichi in maniera dettagliata i motivi della ricerca, esplicitando l’uso che si intende farne (tesi di laurea, pubblicazione, etc.). Con la presentazione della domanda gli studiosi si impegnano ad osservare il presente regolamento e la legislazione vigente in materia.

3. Per i fondi inventariati, è concesso di norma allo studioso di consultare una busta alla volta. Per quelli non inventariati, se sono considerati accessibili dal responsabile dell’Archivio, un solo fascicolo per volta. Lo studioso prende visione dei documenti nei locali dell’Istituto, durante le ore stabilite dal presente regolamento e alla presenza del responsabile o di altra persona da quest’ultimo nominata.

4. È severamente vietato agli studiosi: a) appoggiare penne e fogli sopra i documenti originali e, ovviamente, scriverci sopra; b) fare segni, con qualsiasi mezzo, sui documenti o danneggiarli in qualsiasi modo; c) fare calchi o lucidi o riproduzioni di qualsiasi genere senza il permesso del responsabile d) accedere ai depositi del materiale archivistico ed alla dotazione libraria senza autorizzazione del personale.

5. Spostamento dei documenti. Lo studioso non è autorizzato in alcun caso a spostare o a cambiare l’ordine nel quale sono disposti i documenti nelle buste, che devono essere consultati sul tavolo sul quale vengono posti dal personale al momento della consegna. Qualsiasi spostamento di buste, fascicoli o carte deve essere effettuato esclusivamente dal personale autorizzato dell’Istituto.

6. Gli studiosi sono tenuti a riconsegnare il materiale nelle stesse condizioni in cui lo hanno ricevuto, segnalando direttamente al responsabile dell’Archivio eventuali mancanze, manomissioni o disordini.

7. Pubblicazione. La pubblicazione di documenti conservati dall’Istituto deve essere autorizzata dal responsabile dell’Archivio

8. Riproduzione dei documenti. Su richiesta dello studioso, l’Istituto può autorizzare la riproduzione integrale dei singoli documenti. La riproduzione fotostatica, fotografica e digitale avviene nei locali dell’Istituto.

9. Microfilm, fotografie, film. Per i documenti conservati in microfilm e per il materiale fotografico, cinematografico ed audiovisivo conservato valgono le norme contenute nel presente regolamento. L’utilizzo delle immagini all’interno di pubblicazioni di qualsivoglia natura è vincolato alla menzione esplicita della fonte.

10. Restituzione dei documenti. Al termine della consultazione, lo studioso è tenuto a restituire i documenti nello stesso ordine e stato in cui li ha ricevuti.

11. Esclusione. Possono essere esclusi dalla consultazione, a giudizio del responsabile dell’Archivio, coloro i quali non rispettino le norme contenute nel presente regolamento e la legislazione vigente in materia.